近年、情報化がますます進む中、請求書の送付や書類のPDF化などさまざまな業務がIT化され、電子でのやりとりが増えています。
さらに、電子帳簿保存法により2024年1月からは電子取引のデータ保存が完全に義務化されました。このことから、今後企業でもデータのみで取引をしたり、書類のデータ化が進められていくでしょう。
そんな中、業務のさらなる効率化を図るために役立てられるのが、「Power Automate」です。本記事では、Power Automateはどのようなツールか、Power Automateの活用方法などをご紹介しています。業務を効率化させたい方は参考にしてみてください。
目次
Power Automateとは
「Power Automate（パワー・オートメント）」は、繰り返しの作業を自動化できるツールです。Microsoft社のRPAツールで、定型業務の自動化を図れます。
例えば、メールの返信を自動で作成・返信したり、ファイルが送られてきたら自動的に保存するなどができます。
Power Automateの特徴は下記の通りです。
テンプレート機能がある
ミスの削減
専門知識がなくても操作が可能
500種類以上のサービスと連携できる
Power Automateで、作業を自動化し時間や労力を他の業務へあてることができるので、重要な業務により集中できるようになります。
Power Automateの使い方
Power Automateの基本的な使い方は下記の通りです。
アプリをインストール
公式サイトよりダウンロードしましょう。
サンプルフローを開く
始めは、Power Automateのデスクトップ機能のサンプルを活用しましょう。フロー の管理画面の「例」をクリックすると、サンプルがあります。Power Automateを使 いこなせるようになるまでは、サンプルを参考にしながら進めてみてください。
フローを作成・アクションの選択
Power Automateの「新しいフロー」をクリックすると、フローデザイナー画面にな ります。この画面でアクションを設定し、実行したフローを作ります。
フローを保存して実行
一度フローを保存すれば、後から編集したり必要なフローだけ選択して実行できたりできます。
Power Automateの活用方法
Power Automateの活用方法を5選ご紹介します。活用方法から自社の業務で活用できる点があるか参考にしてみてください。
メールの返信の自動化
Power Automateは、メールの返信を自動化できます。Power Automateが一番活用されている方法で、セミナーの申し込みやアンケート回答へなどのサンクスメールに使用されています。
Power Automateで事前に返信内容を設定しておくことで、以上のようなメールへの返信が自動化されます。
また、決まった日時や曜日に配信しているメルマガの配信なども、定型文やファイルを設定しておけば送信のし忘れや誤送信などを防止できます。
添付ファイルを自動で保存
Power Automateは、メールで送信されたきた添付ファイルを自動で保存できます。請求書や見積書ごとに指定したフォルダに自動保存できるので、ひとつずつ振り分ける手間も省け整理や分類が容易になります。
また、毎回ファイルを確認して、保存する必要がなくなるので、保存漏れも防止できます。
特定のワードから自動通知
共有ファイルが更新された時や特定のキーワードが含まれるファイルが保存された時、メールやスマホに通知がくるように設定できます。
リアルタイムに情報収集でき、情報管理が容易になります。
さらに、重要な情報の見逃しも防止できたり、競合情報の収集にも役立つでしょう。
情報社会の中で多くの情報を正確かつ効率的に管理できるようになります。
承認フローを自動化
Power Automateは、申請から承認までのフローを自動化することもできます。
承認を得るまでの手動の業務や時間を削減できるでしょう。
例えば、残業の申請では残業時間を登録すると承認フローに回す仕組みを作ったり、NGワードを設定しておき、書類の不備を自動で検出してアラート鳴らすなどができます。
紙で確認を行っていた作業を省き、効率化とペーパーレス化も実現できるようになりました。
また、自動化されたシステムにより一貫して承認を行うため、人的なミスの削減にもつながっています。
データエクスポートの自動化
顧客の行動や売上などの数値を確認することはマネジメントにおいて重要な業務です。
しかし、データの数値の分析や確認作業を毎日することは、労力だけでなく時間も要します。レポートを自動化できれば、時間の大幅に節約でき、人的コストやエラーも削減できます。さらに常に最新のレポートを作成できるため、パフォーマンスの評価・改善に役立てられるでしょう。
以上、Power Automateの活用方法5選をご紹介しました。
リモートワークや事務作業の電子化が進んでいる中、役立てられそうなものがあったのではないでしょうか。
ぜひ、Power Automateを活用して、業務の自動化を実現させましょう！
Power Automateで業務の幅を広げよう
今回はPower Automateについて使い方や活用方法をご紹介しました。Power Automateを活用すれば、効率的な業務処理を実現するだけでなく業務量や幅を広げるきっかけになるでしょう。Power Automatを通じて、組織全体の業務プロセスを最適化させビジネスを成功させましょう。
また、株式会社スタジオ・プロワンではWEBマーケティング、DX化などのお手伝いをしております。特に、医療・介護業界を得意としておりますので、何かお困りのことがあれば株式会社スタジオ・プロワンにご相談ください！
これから、医療・介護業界もカルテや申請書類などの電子化が進んでいくと見込まれますので、何か知りたいことがあればお気軽にお問い合わせ、お待ちしております。