ビジネスやプライベートで使用している方も多いGoogleドライブ。実はGoogleドライブには便利な機能がたくさん備わっていることをご存知でしたか？本記事ではGoogleドライブの便利な機能について詳しく解説していきます。
目次
1. クラウドストレージとしての活用
GoogleドライブはGoogleが提供するクラウドストレージサービスで、ローカルPCのハードディスクと同様の役割を果たします。写真、動画、音声データ、文書ファイル、表計算シート、プレゼン資料、PDFなど、様々な種類のデータをオンラインストレージ上に保存できます。
保存できるファイル形式は.jpg、.png、.mp4、.doc、.xls、.pptx、.pdfなど、一般的な拡張子を全て網羅しているのが特徴です。
さらにGoogle独自のファイル形式である「Googleドキュメント」「Googleスプレッドシート」「Googleスライド」なども利用可能で、これらはMicrosoft Officeの文書、表計算、プレゼンファイルとほぼ同等の機能を備えています。
保存したファイルはフォルダーで分類・管理できるため、プロジェクトごとや用途別などでデータを区分けすることも容易です。フォルダー内のファイルはプレビュー表示が可能なので、中身を確認しながら整理できるのも利点です。
2. ファイル共有とリアルタイム編集
GoogleドライブならファイルやフォルダーをGmailアカウントを持つ誰とでも簡単に共有できます。共有ファイルに対して、相手に「編集権限」「閲覧のみ」「コメント可能」といった権限設定を細かく行なえるため、安全性も確保されています。
さらに独自ファイル形式の「Googleドキュメント」「Googleスプレッドシート」「Googleスライド」を活用すれば、共有先のユーザーとリアルタイムで同時編集作業が可能です。オンラインで離れた場所から効率よく共同作業できるのが大きなメリットです。
動画ファイルの共有時にはYouTubeのように再生画面が立ち上がり、全員で同期して視聴できます。コメント付与も可能なので、確認作業などで活躍するでしょう。
3. ファイル公開機能
GoogleドライブのファイルやフォルダーにはURLを発行できるので、Googleアカウントを持たない人々とも公開・共有が可能です。そのURLを知っている人なら誰でもアクセスし、該当ファイルを確認できるようになります。
例えばイベントの案内や重要書類、スケジュール管理表などをGoogleスプレッドシートで作成し、そのURLを関係者全員に送付すれば、極めてスムーズにファイル共有ができます。URLさえ知っていれば自由に閲覧できるので便利ですが、許可なく公開してしまうリスクもあるため、URLの取り扱いには注意が必要です。
4. スキャナー代わりの活用
スマートフォンのカメラ機能を使えば、GoogleドライブにPDFファイルを直接スキャンして保存できます。紙の書類やレシート、名刺などをデジタル化する際にスキャナーがなくても問題ありません。
撮影した画像から自動で不要な背景部分を除去し、きれいにPDF化してくれます。さらに自動で傾き補正も行なうため、ぶれていたり斜めに撮影してしまった場合でも心配いりません。モノクロ/カラーの選択や、手動で調整することも可能です。
仕事先での打ち合わせ時に配布された資料や、外出先で受け取った名刺やレシートなどをその場でPDF化して保存できるため、後からデータを改めて整理する手間が省けるでしょう。
5. 編集・管理機能
GoogleドライブにアップロードしたファイルはGmailと同様に、サムネイルとリスト表示を切り替えて確認できます。サムネイル表示では一覧でプレビューを見ながら、リスト表示では詳細情報を一覧で見渡すことができ、状況に合わせて表示モードを使い分けられます。
また、ファイル/フォルダーをソートしたり、更新順などで並べ替えることもできるので、整理・管理がスムーズに行えるのが特徴です。
さらに、Google製品共通の検索ボックスから、ファイル名や形式、所有者などで絞り込んだ検索も可能です。検索オプションでさらにきめ細かい絞り込みを行うと、探しているデータをすばやく見つけられるでしょう。
6. 高度な検索機能
Googleドライブには高度な検索機能が備わっています。検索ボックスにキーワードを入力するだけで、ファイル名や内部のテキストから該当するデータを探し出してくれます。
さらに検索オプションを使えば、検索条件を細かく指定可能です。ファイル形式や作成/更新日時、所有者の指定に加え、「is:starred」でスターマーク付きのファイルのみを検索したり、「before:」「after:」で特定の日付より前/後のものを絞り込むこともできます。
例えば「name:会議 is:starred before:2024/05/01」と検索すれば、2024年5月1日よりも前に更新され、ファイル名に「会議」が含まれ、かつスターマーク付きのデータのみが hit します。このように詳細な条件設定ができるため、目的のファイルを効率よく見つけられるはずです。
7. 手頃な料金でストレージ容量の拡張
GoogleドライブではGmail・Googleフォトと合わせて、15GBの無料ストレージ容量が提供されています。大容量のデータをたくさん保存したい場合は、ストレージを追加購入できます。
動画、高画質写真、大規模なデータベースなど、ローカルPCの容量では足りない大容量データを扱う必要がある場合でも、Google ドライブなら手頃な費用でストレージを増やせるのがメリットです。
まとめ
今回は、Google ドライブの7つの主な機能とメリットについて詳しく解説しました。
1.クラウドストレージとしての活用
2.ファイル共有とリアルタイム編集
3.ファイル公開機能
4.スキャナー代わりの活用
5.編集・管理機能
6.高度な検索機能
7.手頃な料金でストレージ容量の拡張
GoogleドライブはシンプルでストレートなUIながら、ファイル管理・共有からリアルタイム編集、検索、スキャン機能に至るまで活用できるサービスです。クラウド化が進むオフィス環境に最適な選択肢となるでしょう。
ぜひこの機会に一度Googleドライブをお試しいただき、その高い汎用性と信頼性を体感してみてはいかがでしょうか。株式会社スタジオプロワンではGoogleサービスに詳しいスタッフが揃っています。わからないことや迷ったことがある際は、ぜひお気軽にご相談ください。